Recepcionista / Office Management

Descripción

Vacantes

¡Hola! ¡Déjanos que nos presentemos!

Somos Doofinder y nacimos para hacer que las tecnologías que las empresas de cualquier tamaño en todo el mundo necesitan para crecer sean más accesibles. Nuestro equipo ha desarrollado desde 2011 el mejor motor de búsqueda para sitios web y e-commerce, ayudando a los comercios online a aumentar sus ventas.

Somos ágiles, abiertos, inclusivos y centrados en el cliente. Pero, por encima de todo, en Doofinder las personas son lo primero. Somos una empresa con personas de muchas nacionalidades, culturas e idiomas diferentes. Vendemos en todo el mundo y hablamos el idioma de nuestros clientes. Eso hace que nuestro entorno sea un lugar donde aprendemos cada día: nos enriquecemos con el origen, la cultura y la historia personal de personas muy diversas que comparten un sueño común: crear productos potentes y accesibles y contribuir al futuro sostenible de nuestros miles de clientes.

Estamos buscando un/a Office Assistant / Front Desk (Contrato temporal) proactivo/a y organizado/a para garantizar el buen funcionamiento diario de la oficina y apoyar los procesos administrativos y de onboarding relacionados con RRHH.

Responsabilidades principales

Recepción y gestión de oficina

• Abrir la oficina y gestionar la preparación diaria (luces, aire acondicionado, etc.).

• Recibir y atender a visitantes, incluyendo clientes, empleados, partners y proveedores.

• Ofrecer bebidas a los visitantes (agua, té, café).

• Organizar las salas de reuniones y asegurarse de que estén correctamente equipadas y en buen estado.

• Solicitar y gestionar material de oficina y papelería.

• Recibir y distribuir el correo y los paquetes entrantes.

• Limpiar y mantener la máquina de café.

• Supervisar las tareas de limpieza y reportar incidencias de mantenimiento.

• Pedir productos de limpieza y coordinar el servicio de lavado de mopas.

• Mantener comunicación regular con los proveedores relacionados con la oficina (aire acondicionado, sistemas de acceso, alarmas, máquina de café, servicios de limpieza, gestión del edificio, limpieza de cortinas y alfombras, etc.).

• Solicitar presupuestos, coordinar la ejecución de servicios y enviar facturas de proveedores a RRHH para su tramitación y pago.

Gestión de suministros y office pantry

• Llevar el control de compras de consumibles de oficina mediante Excel.

• Realizar pedidos semanales de fruta, café, té, bebidas y otros suministros.

• Recibir entregas y organizar el stock.

• Asegurar que la cocina y las zonas de comedor estén limpias, organizadas y completamente abastecidas.

Apoyo a diferentes departamentos

• Formar parte del equipo de respuesta ante emergencias (procedimientos de evacuación, etc.).

• Gestionar los sistemas de acceso para nuevas incorporaciones a través de HID Origo.

• Desactivar accesos de empleados que dejan la empresa.

• Gestionar la compra de billetes de tren y reservas de hotel para nuevas incorporaciones en remoto cuando sea necesario.

• Preparar los welcome packs para empleados (camiseta, mochila, libreta, bolígrafo).

• Apoyar la organización de desayunos o almuerzos para nuevas incorporaciones.

Requisitos y experiencia

Te gusta…

• Trabajar con personas y fomentar un entorno de oficina positivo.

• Ser el primer punto de contacto y ayudar a que los demás se sientan bienvenidos.

• Mantener todo organizado y funcionando sin problemas.

• Proporcionar apoyo administrativo a otras áreas del negocio.

Y tienes:

• Experiencia previa en asistencia de oficina, recepción, administración o puestos similares.

• Alto nivel de autonomía y sentido de la responsabilidad.

• Fuertes habilidades organizativas y capacidad de gestionar múltiples tareas.

• Mentalidad proactiva y actitud resolutiva.

• Capacidad para resolver problemas y gestionar situaciones del día a día de forma independiente.

• Atención al detalle y buenas habilidades de seguimiento.

• Buen manejo de Excel para seguimiento y reportes.

• Nivel bilingüe de español e inglés alto hablado y escrito

• Excelentes habilidades comunicativas e interpersonales.

• Capacidad para trabajar en un entorno internacional y multicultural.

• Permiso de trabajo en la UE imprescindible.

¿Qué puedes esperar de Doofinder?

🏠 Formar parte de una empresa innovadora y de rápido crecimiento con un proyecto de futuro en la industria del e-commerce.
🖥️ Tecnología y herramientas innovadoras y únicas.
🌍 Entorno internacional con más de 33 nacionalidades diferentes.
✈️ 22 días de vacaciones al año (más del 24 al 31 de diciembre como días adicionales discrecionales).
🪴 Entorno verde y espacios abiertos en una oficina moderna y con mucho estilo.
🎮 ¿Necesitas desconectar del trabajo? ¡Puedes jugar a máquinas arcade en nuestra oficina!
🚀 Charlas afterhours, role plays, dinámicas de interacción y mucho más.

📧 Si te gustaría saber más, no dudes en postularte y nos pondremos en contacto contigo para contarte todos los detalles. ¡Estaremos encantados/as de conocerte!

Localidad, Provincia

Nivel Formativo y Académico mínimo

Permisos de Conducir

Vehículo propio

Idiomas

Ocupaciones

Ámbitos de selección de candidatos/as

Duración contrato

Tipo de Jornada

Salario